Zmiana biura rachunkowego – kiedy warto ją rozważyć
Zmiana biura rachunkowego w przypadku niezadowolenia czy rozczarowania usługami bywa jedyną możliwością, by spokojnie móc kontynuować działania zawodowe. Na szczęście, zmiana nie jest ani trudna, ani czasochłonna.
Przyczyny chęci zmiany
Bogatsza oferta konkurencji, atrakcyjniejsza cena, czy też lepiej wykwalifikowana kadra pracowników – biura rachunkowe prześcigają się między sobą w jakości świadczonych usług. To dobrze! Klient ma szansę dobrać do siebie biuro, które zapewni mu komfort i poczucie bezpieczeństwa. Naszym zdaniem – należy szukać do skutku!
Zgodnie z przepisami, biuro rachunkowe powinno posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej. Sprawdź, czy biuro z którym współpracujesz ubezpiecza się na minimalną wymaganą prawem kwotę (15 000 euro). O reputacji danego biura świadczą posiadane certyfikaty, nagrody i przynależność do organizacji branżowych jak np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Wypowiedzenie umowy
Jeśli biuro rachunkowe nie spełnia Twoich wymagań, można rozważyć jego zmianę. Warunki współpracy oraz jej zerwania określone są w zawartej z biurem umowie. Z pewnością określa ona tzw. okres wypowiedzenia, czyli czas, który musi upłynąć od dnia złożenia rezygnacji, do czasu zakończenia obowiązywania umowy.
Okres wypowiedzenia zwykle jest długi, dlatego zmianę biura rachunkowego najlepiej rozpocząć właśnie wypowiedzeniem umowy. Później można zająć się poszukiwaniem nowego partnera do obsługi księgowości, kadr, czy płac.
Odbiór dokumentów od poprzedniego biura rachunkowego
Kilka dni przed końcem umowy, przedsiębiorca powinien odebrać z poprzedniego biura i przekazać do nowego całość dokumentacji księgowej. Powinien pamiętać też o dokumentach, które dostarczał we własnym zakresie.
Kompletna dokumentacja zawiera:
wydruki z KPIR z okresu rozliczonego przez dotychczasowe biuro,
rejestry: zakupów i sprzedaży VAT
pozostałe ewidencje wymagane przepisami prawa np. środków trwałych czy wyposażenia
deklaracje rozliczeniowe ZUS
deklaracje VAT
dokumenty związane z rozliczeniem pracowników
dokumenty świadczące o poniesieniu danego kosztu ( np. faktury, rachunki, potwierdzenia zapłaty)
Odbiór dokumentów należy potwierdzić protokołem, potwierdzającym kompletność dokumentacji.
Podpisanie umowy z nowym biurem
Biura rachunkowe w kwestii podpisania stosownych dokumentów dostosować się do specyficznych wymagań klienta np. doręczenia na umówioną godzinę czy dany adres. Prosperita24 chętnie spotyka się z klientem osobiście, ale umożliwia również załatwienie formalności drogą kurierską lub elektroniczną.
Aktualizacja CEIDG
Zmiana biura rachunkowego wymaga spełnienia obowiązku rejestracyjnego. Aktualnie początkiem wszelkich zmian urzędowych jest uzupełnienie wniosku CEIDG-1. Przedsiębiorca może na jego podstawie zmienić praktycznie wszystkie dane, które podawał podczas zakładania działalności gospodarczej.
Na tym wniosku można zmienić informacje dotyczące podmiotu prowadzącego rachunkowość firmy oraz miejsca przechowywania pełnej dokumentacji.
Wniosek CEIDG można wypełnić tradycyjnie – w urzędzie miasta/gminy- jak i przez Internet. W drugim przypadku należy jednak pamiętać, że podstawą zmiany jest posiadanie przez przedsiębiorcę elektronicznego podpisu lub profilu zaufanego. Jeśli ich nie posiada – i tak konieczna będzie wizyta w urzędzie.
Prosperita pomoże ci zmienić biuro
Jeśli nie chcesz dokonywać procesu zmiany biura rachunkowego na własną rękę, możesz skorzystać z pomocy w przejściu. Taką pomoc oferuje Ci Prosperita24.
Najpierw zgłaszasz się do nas , a następnie księgowi wysyłają we wskazane przez Ciebie miejsce kuriera po dokumentację (możesz np. wskazać adres poprzedniego biura). Kurier odbierze dokumenty i prześle do naszych księgowych, którzy sprawdzą, czy niczego nie brakuje.
Dzięki temu zmiana biura rachunkowego odbędzie się tak naprawdę bez Twojego udziału. Nie będziesz musiał się zastanawiać, czy poprzednie biuro przekazało wszystkie dokumenty. Skorzystaj z aktualnych promocji i przetestuj nasze działania!
