Sporządzanie sprawozdania finansowego

Sporządzenie sprawozdania finansowego pozwala zamknąć rok obrotowy zgodnie z ustawą o rachunkowości i przygotować komplet dokumentów do podpisu, zatwierdzenia oraz wysyłki elektronicznej. Dla spółek i innych podmiotów prowadzących pełną księgowość oznacza to uporządkowany proces bez angażowania zarządu w każdy etap techniczny.

Nasz zespół przejmuje organizację prac od zebrania danych księgowych po końcową weryfikację formalną. Firma otrzymuje gotowe sprawozdanie finansowe, zgodne z księgami rachunkowymi i przygotowane do dalszego obiegu.

Co obejmuje sprawozdanie finansowe i komu jest potrzebne?

Sprawozdanie finansowe pokazuje majątek, źródła finansowania oraz wynik osiągnięty w roku obrotowym. Dla zarządu i wspólników jest podstawą zatwierdzenia zamknięcia roku, a na potrzeby rejestrów stanowi dokument wymagany przepisami. Prawidłowo przygotowany komplet porządkuje proces prowadzący od danych księgowych do formalnego zakończenia okresu.

Zakres dokumentów przygotowywanych na koniec roku

Sprawozdanie finansowe składa się z dokumentów, których zakres zależy od rodzaju jednostki, ale podstawowy zestaw pozostaje stały. W ramach usługi przygotowujemy:

• bilans, który pokazuje stan aktywów i pasywów na dzień bilansowy oraz porządkuje obraz majątku i źródeł finansowania,
• rachunek zysków i strat, który ujmuje przychody, koszty i wynik netto, co ułatwia ocenę rentowności,
• informację dodatkową, która objaśnia przyjęte zasady rachunkowości i istotne zdarzenia roku,
• wymagane zestawienia uzupełniające, w tym rachunek przepływów pieniężnych albo zestawienie zmian w kapitale własnym, jeżeli przepisy tego wymagają.

Taki układ służy nie tylko spełnieniu obowiązku. Bilans i rachunek zysków i strat dają zarządowi dane, na których można oprzeć ocenę płynności, zadłużenia i wyniku bez ręcznego zestawiania informacji z wielu ewidencji.

Podmioty objęte obowiązkiem sporządzenia

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego mają spółki kapitałowe, spółki osobowe oraz inne jednostki prowadzące księgi rachunkowe. W praktyce sporządzanie sprawozdania finansowego dotyczy przedsiębiorstw prowadzących pełną księgowość, a także części fundacji i stowarzyszeń, jeżeli przepisy nakładają na nie taki wymóg.

Dokument sporządza się co roku po zakończeniu roku obrotowego. Termin zależy od formy prawnej i dnia bilansowego, jednak w wielu jednostkach jego przygotowanie następuje w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdzenie w ciągu 6 miesięcy.

Jak przebiega sporządzanie sprawozdania finansowego?

Sporządzanie sprawozdania finansowego wymaga uporządkowanej sekwencji działań, a nie tylko wypełnienia formularza. Najpierw zamyka się księgi, potem uzgadnia salda, przygotowuje zestawienia i sprawdza, czy dane w dokumencie końcowym są zgodne z ewidencją. Taki proces ogranicza ryzyko poprawek na końcu roku.

Dokumenty i uzgodnienia, od których zaczyna się praca

Prace nad sprawozdaniem finansowym zaczynają się od danych niezbędnych do spójnego zamknięcia roku. Do pracy zwykle potrzebne są:

• zestawienia obrotów i sald,
• ewidencje środków trwałych oraz amortyzacji,
• potwierdzenia sald należności i zobowiązań,
• wyciągi bankowe, raporty kasowe i dokumenty magazynowe, jeżeli jednostka je prowadzi,
• dokumenty dotyczące rezerw, rozliczeń międzyokresowych i zdarzeń po dniu bilansowym.

Na tym etapie wychwytujemy różnice między ewidencją a dokumentami źródłowymi, na przykład brak rozliczenia amortyzacji, niezamknięte rozrachunki albo błędne przypisanie kosztu do okresu. Firma może lepiej zaplanować pracę, ponieważ korekty wprowadza się przed podpisem, a nie po nim.

Podpisy i wysyłka elektroniczna z kontrolą formalną

Gotowe sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez osoby uprawnione, zwykle kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Następnie dokument trafia do właściwego organu zatwierdzającego, na przykład zgromadzenia wspólników, a po zatwierdzeniu jest wysyłany elektronicznie do odpowiedniej instytucji, w tym do Krajowego Rejestru Sądowego, jeżeli dotyczy.

Na tym etapie ważne są kolejność czynności i prawidłowy format pliku elektronicznego. Jeżeli chcesz przekazać sporządzenie sprawozdania finansowego zewnętrznemu zespołowi, prześlij nam podstawowe dane jednostki oraz dzień bilansowy, a ustalimy harmonogram prac zgodny z terminem sporządzenia i zatwierdzenia.

Jak rozpoznać kompletne sprawozdanie finansowe?

Kompletne sprawozdanie finansowe jest zgodne z księgami rachunkowymi, zawiera wszystkie wymagane elementy i ma prawidłowe podpisy. Równie ważna jest spójność formalna, bo brak jednego załącznika może wstrzymać zatwierdzenie albo złożenie dokumentów w KRS.

Braki najczęściej dotyczą:

• nieuzgodnionych sald rozrachunków i rachunków bankowych,
• błędnej prezentacji należności, zobowiązań i wyniku finansowego,
• pominięcia informacji dodatkowej lub zestawień wymaganych dla danej jednostki,
• braku podpisów albo użycia niewłaściwego formatu elektronicznego.

Sprawdzamy także zgodność danych porównawczych z poprzednim rokiem oraz poprawne ujęcie zdarzeń po dniu bilansowym. Klient otrzymuje dokument gotowy do obiegu, a nie roboczy szkic wymagający dalszych poprawek.

Co zyskuje firma, powierzając nam zamknięcie roku?

Zewnętrzne sporządzenie sprawozdania finansowego porządkuje zamknięcie roku i zmniejsza obciążenie po stronie zarządu oraz administracji. Dzięki temu zamknięcie roku nie staje się osobnym projektem organizacyjnym, bo całość prac przebiega według ustalonej kolejności i terminów.

Aby zamówić sporządzanie sprawozdania finansowego, skontaktuj się z naszym biurem i wskaż formę prawną jednostki, dzień bilansowy oraz zakres ksiąg do zamknięcia.

Najważniejsze informacje o sporządzeniu sprawozdania finansowego

• Sporządzenie sprawozdania finansowego zamyka rok obrotowy zgodnie z ustawą o rachunkowości i przygotowuje dokumenty do podpisu, zatwierdzenia oraz wysyłki elektronicznej.
• Przygotowanie kompletu obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową oraz wymagane zestawienia uzupełniające, zależnie od rodzaju jednostki.
• Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy spółek i innych podmiotów prowadzących pełną księgowość, zwykle w terminie do 3 miesięcy od dnia bilansowego.
• Uporządkowany proces zamknięcia roku wymaga zamknięcia ksiąg, uzgodnienia sald, weryfikacji dokumentów źródłowych i sprawdzenia zgodności danych z ewidencją.
• Kontrola formalna pomaga wychwycić braki w podpisach, załącznikach i formacie elektronicznym, co ułatwia przekazanie sprawozdania do KRS lub innej instytucji.
• Powierzenie zamknięcia roku zewnętrznemu zespołowi odciąża zarząd, porządkuje obieg dokumentów i pozwala otrzymać sprawozdanie przygotowane na podstawie ksiąg rachunkowych.